De cultuur van NXT LVL

Cultuur begint bij de oprichter

Bij grote kantoren als BDO en EY paste Marco zich aan aan een cultuur die er al was. “Nu kan ik bouwen wat ik denk dat het meest passend is. Maar dat vraagt wel dat je er bewust mee bezig bent. Elke dag.” Dat bewustzijn vertaalt zich in hoe hij naar zijn rol kijkt. Toon aan de top is geen abstract begrip voor hem

 “Je zet bewust of onbewust een stempel op cultuur. Als eigenaar heb je een grote invloed, positief én negatief. En als je niet ingrijpt waar het wringt, laat je kostbare lessen liggen.”

Vaktechnisch sterk zijn is daarin niet genoeg, zegt hij eerlijk. “Iemand kan uitstekend werk leveren als accountant maar tegelijk de cultuur ondermijnen. Dan moet je een keuze maken. En dat is soms lastig.”

Geen piramide

NXT LVL telt inmiddels zes collega’s, waarvan één remote vanuit Zuid-Afrika. Klein genoeg om iedereen te betrekken bij alles. En dat is een bewuste keuze.

“Ik denk niet vanuit een piramide. Het is voor mij niet relevant of je al veel ervaring hebt of net een jaar in dienst bent. Als we een bredere discussie voeren over hoe we werken of hoe we naar een klant kijken, doe je mee. Iedereen is daarin gelijkwaardig.”

Leren van afstand: de collega’s uit Kaapstad

Begin dit jaar stond hun Zuid-Afrikaanse collega voor het eerst fysiek in Nederland. “Dat maakte een wereld van verschil. Op afstand samenwerken gaat zoveel beter als je elkaar echt kent.”

Maar samen bouwen vraagt ook om expliciete verwachtingen stellen, merkt Marco. De werkcultuur in Zuid-Afrika is traditioneel hiërarchischer. “Ik zeg er dus nadrukkelijk bij: hier verwacht ik dat je gewoon tussendoor vragen stelt. Niet wachten tot iemand jou iets vraagt. Niet wachten op een review. Je mag en moet juist proactief zijn.”

Dat is bewustzijn. “Andere culturen leren je ook iets over jezelf en over wat je vanzelfsprekend vindt.”

Jongere collega’s als aanjager van vernieuwing

Eén van de dingen die Marco benoemt: jongere collega’s passen nieuwe tools en werkwijzen vaak sneller toe dan de meer ervaren mensen.

“Die zijn nog niet vastgeroest in hun eigen patronen. Ze pakken een nieuw instrument op en werken er gewoon mee. Terwijl mensen met meer ervaring soms moeite hebben om los te laten wat ze al jaren op een bepaalde manier doen.”

Dat vraagt iets van hem als eigenaar. “Ik laat het los. Ik vraag actief wat zij ons kunnen leren. Dat is een van de snelste leerscholen voor het hele team.”

Vierdaagse werkweek is geen vrijbrief

NXT LVL werkt met een vierdaagse werkweek. Maar wie denkt dat dit primair een arbeidsvoorwaarde is, heeft het mis.

“Natuurlijk is het bedoeld om op te laden en een goede balans te houden. Maar het is ook een sturingsinstrument. Vier dagen dwingt je om na te denken over hoe je je werk inricht. Wat doe je wel, wat doe je niet? Wat voegt dit toe? Wat niet?”

Marco toetst elke keuze aan één vraag: maakt dit de audit beter? “Zo niet, dan doen we het niet.” Die vraag stelt hij naar analogie van het Britse Olympische roeiteam dat olympisch kampioen werd met de filosofie ‘Will this make the boat faster?’.

En dat begint bij de manier waarop ze opdrachten uitvoeren. Niet de traditionele werkwijze waarbij een partner en manager aan het begin betrokken zijn, het team twee weken later terugkomt en de partner aan het einde reviewt. “Dat werkt mijns inziens niet.”

Bij NXT LVL werkt het team continu samen op een opdracht. Iedereen is actief betrokken gedurende het hele proces. “Niet omdat we iemand niet vertrouwen. Maar omdat je zo samen de juiste dingen doet. Mensen met minder ervaring leren veel sneller. En je besteedt geen tijd aan zaken die niets toevoegen.”

Het resultaat voor klanten: geen controle die je overkomt, maar een proces waarin je wordt meegenomen en weet waar je staat. Klanten zijn zo zelf ook minder tijd kwijt aan het controleproces dan bij de standaard werkwijze.

Dit zie je terug in het cultuurprofiel van NXT LVL: intensief samenwerken. In de praktijk betekent dit dat afstemmen niet iets is wat je ‘er even bij doet’, maar een vast onderdeel van hoe het werk is georganiseerd. Dat vraagt van professionals dat ze open staan voor feedback en bereid zijn om gezamenlijk te reflecteren, ook als dat over lastige zaken gaat.

Feed forward: fouten zijn bouwstof

Elke zes weken zit het team bij elkaar. Om bij te praten over klanten, maar ook expliciet over hoe ze samenwerken. “Dingen die mis zijn gegaan, bespreken we openlijk. Om het de volgende keer beter te doen.”

Die aanpak noemen ze intern feed forward. Niet terugkijken om te bekritiseren, maar vooruitkijken om te verbeteren. “Je moet fouten maken om te groeien.”

Tegelijk is Marco nuchter over wat er structureel fout gaat en eerlijk over wat hem dat leerde. “Veel accountants zijn, bewust of onbewust, primair getraind op het maken van productie. De controle wordt uitgevoerd zoals geleerd, in korte tijd, we reageren op wat wordt aangeleverd. Dat lijkt efficiënt. Maar we hebben bij een aantal opdrachten ervaren dat goede voorbereiding en afstemming per saldo minder tijd kost en minder druk geeft.”

Hij noemt een voorbeeld dat hem is bijgebleven. “We hebben met het hele team hard gewerkt om een jaarrekening en de onderliggende documentatie naar het gewenste niveau te brengen. Maar de klant heeft dat niet zo ervaren. Dan heb je met zijn allen hard gewerkt, maar je krijgt niet de waardering. Dat is een van de meest frustrerende ervaringen.” “Communiceren is een van de eerste dingen die je minder doet als het druk wordt. Terwijl het juist dan het meest telt.”

“Het zit bijna altijd op communicatie en tijdigheid. Als je dat goed bespreekbaar maakt, lost er al heel veel op.”

Dit zie je terug in het cultuurprofiel van NXT LVL: verandering als onderdeel van het werk. Verbeteringen komen uit wat er in de dagelijkse praktijk misgaat of beter kan, via feed forward, via de zesweekse overleggen, via de vierdaagse week die je dwingt te blijven nadenken over wat wel en niet werkt. Dat vraagt wel iets van mensen: niet iedereen verwerkt veranderingen in hetzelfde tempo.

Wie past er bij NXT LVL?

NXT LVL is nog klein maar bewust selectief. “Die verleiding om zomaar iemand aan te nemen is er, zeker in een groeiende organisatie. Maar we doen het niet.”

Wat telt, is niet alleen vaktechnische kwaliteit. “Controle van een jaarrekening is op zichzelf niet ingewikkeld. De grootste uitdaging is om de juiste informatie boven tafel te krijgen. Dat vraagt om een bepaalde houding, communicatie en doorzettingsvermogen.”

Wie past er? Iemand die proactief denkt, kritische vragen durft te stellen, open staat voor nieuwe werkwijzen én bereid is om regelmatig stil te staan bij hoe de samenwerking verloopt, niet alleen wat er is opgeleverd. “Maar je houding bepaalt of je hier echt past. Vakinhoud is belangrijk. Maar houding is doorslaggevend.”

Waarom Finch Online

NXT LVL was een van de eerste kantoren die het gedachtengoed van Finch Online steunde.

 “Ik vind Finch Online sterk, omdat het innovatief is en uitnodigt om op een andere manier naar aanname en recruitment te kijken. Selecteren op cultuur is eigenlijk het belangrijkste wat je als groeiend kantoor zou moeten doen.”

Het invullen van het cultuurprofiel gaf Marco ook nieuwe inzichten over NXT LVL zelf, inzichten die hij met het team heeft gedeeld. “Het meest herkenbare was de bevestiging van ons reflectief leiderschap: tegenspraak is bij de brandstof voor betere besluiten.” Dat profiel is nu letterlijk en figuurlijk het kompas bij recruitment. “Het helpt ons om vanaf het eerste gesprek eerlijk te zijn over de autonomie die we bieden maar ook de intensieve samenwerking die we van professionals vragen.”

De manier waarop bij NXT LVL wordt samengewerkt, leiding wordt gegeven en gestuurd wordt op balans, zie je terug in hun cultuurprofiel.

Benieuwd hoe jouw werkfit aansluit bij het cultuurprofiel van NXT LVL? Doe de werkfitscan op www.finchonline.nl en ontdek hoe jij past bij hun manier van werken. Of lees meer op de kantoorpagina van NXT LVL.

Cultuur bepaalt niet alleen of mensen blijven, maar ook hoe ze samenwerken, beslissingen nemen en omgaan met druk. In deze serie spreken we partners en leiders in de accountancy over hoe er in hun kantoor daadwerkelijk gewerkt wordt. Niet alleen wat goed gaat, maar ook wat het vraagt van mensen in de praktijk.