.svg){kind=logo}
Ben jij een ervaren en zelfstandige Secretaresse/Secretaris die overzicht houdt, verantwoordelijkheid neemt en graag het verschil maakt? Voor onze vestiging in Berghem zijn wij op zoek naar een Secretaresse/Secretaris die het secretariaat soepel laat draaien en fungeert als hét visitekaartje van ons kantoor. In deze rol combineer je uitvoerende werkzaamheden met coördinatie en begeleiding, en zorg je ervoor dat alles binnen het secretariaat goed en gestructureerd verloopt.
Je werkzaamheden
Als Secretaresse/Secretaris bij OOvB ben jij verantwoordelijk voor het goed functioneren van het secretariaat. Je werkt zelfstandig en zorgt ervoor dat alle secretariële en organisatorische processen soepel verlopen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, klanten en bezoekers en zorgt voor een professionele en gastvrije uitstraling van het kantoor.
Je beheert agenda’s van vennoten en accountants, plant afspraken en organiseert vergaderingen en besprekingen. Je zorgt voor een goede voorbereiding, notuleert waar nodig en bewaakt de opvolging. Daarnaast handel je zelfstandig telefoon- en mailverkeer af, beheer je de algemene mailbox en zorg je voor een correcte verwerking van inkomende en uitgaande post.
Op administratief gebied verwerk je correspondentie, rapporten en verslagen, archiveer je documenten en zorg je dat dossiers actueel en goed georganiseerd zijn. Ook ondersteun je bij het controleren en verwerken van weekstaten en houd je overzicht over diverse administratieve processen.
Je bewaakt de kwaliteit van werkzaamheden en werkt volgens de geldende richtlijnen en kwaliteitsstandaarden. Daarnaast signaleer je verbeterkansen en draag je actief bij aan het optimaliseren van processen en de dienstverlening.
Naast je uitvoerende werkzaamheden heb je een coördinerende rol binnen het secretariaat. Je begeleidt een junior of stagiair(e), verdeelt werkzaamheden en fungeert als aanspreekpunt binnen het team. Je helpt nieuwe collega’s op weg en geeft uitleg over systemen zoals CRM (Alure) en telefonie.
Wat vragen wij?
Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
Enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie
Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te bewaren
Goede communicatieve vaardigheden en een representatieve uitstraling
Een proactieve, zelfstandige en servicegerichte houding
Oog voor kwaliteit, detail en procesverbetering
Stressbestendigheid en flexibiliteit
Ervaring met Microsoft Office en bij voorkeur met CRM-systemen
Coördinerende vaardigheden en het vermogen om collega’s te begeleiden
Wat bieden wij?
Een aantrekkelijk salaris tussen € 2.800 en € 3.400 bruto per maand (op basis van 40 uur), aangevuld met 8% vakantiegeld
Een contract voor 24 tot 28 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband
Maar liefst 37 vrije dagen (op basis van 40 uur) voor een goede werk-privébalans
Een reiskostenvergoeding en de mogelijkheid gebruik te maken van onze fietsregeling
Een solide pensioenregeling en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals korting op je fitnessabonnement
Uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden via onze OOvB Academy én een persoonlijk opleidingsbudget van € 700 voor trainingen en opleidingen naar keuze
Een warm, hecht en toegankelijk team waarin collega’s voor elkaar klaarstaan
Een werkomgeving waarin jouw ontwikkeling én werk-privébalans centraal staan
Gezellige en unieke bedrijfsuitjes, zoals samen zweefvliegen, een barbecue, familiedag en de jaarlijkse nieuwjaarsborrel
